Điều phối là một khái niệm căn bản trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Vậy điều phối hàng là gì – Nhân viên điều phối giao hàng là gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu vấn đề trên trong bài viết dưới đây.
Điều phối hàng là gì? Nhân viên điều phối là gì?>
Điều phối là việc bố trí, sắp xếp và lên kế hoạch để công việc được tiến hành thuận lợi, dễ dàng. Về mặt ngôn ngữ thì điều phối tức là “làm cho dễ dàng” hoặc “khiến cho quy trình được suôn sẻ”. Theo đó nhân viên điều phối (điều phối viên) là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đóng góp và chuẩn bị cho sự kiện ở mức tốt nhất.
Vậy điều phối hàng là gì? Đó là việc lên kế hoạch, bố trí công việc sao cho hàng hóa được vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh gọn, trơn tru nhất. Để trở thành một người điều phối giỏi, bạn phải thật khách quan. Điều đó không có nghĩa là phải chọn điều phối viên ở ngoài tổ chức mà chỉ đơn giản là người đó có lập trường trung lập để điều phối quá trình hoạt động của nhóm.
Ở vị trí của một điều phối viên, bạn phải có cái nhìn tổng quát, không áp đặt quan điểm cá nhân và hoàn toàn tập trung vào tiến trình nhóm. Việc thiết kế tiến trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó bí quyết chính là tạo điều kiện để ý tưởng, giải pháp, và các quyết định….vv tuôn chảy không ngừng. Công việc chung của điều phối viên hàng ngày sẽ bao gồm các nội dung như:
- Thiết kế và lên kế hoạch cho tiến trình nhóm, chọn ra công cụ tốt nhất giúp tiến trình nhóm đi tới kết quả.
- Hướng dẫn và kiểm soát tiến trình nhóm để đảm bảo rằng:
- Mọi thành viên đều tham gia hiệu quả.
- Mọi thành viên đều hiểu biết lẫn nhau.
- Đóng góp của thành viên được xem xét và bổ sung cho giải pháp và ý tưởng của sự kiện
- Chia sẻ trách nhiệm cho mọi thành viên
- Đảm bảo rằng kết quả, hành động và câu hỏi được ghi lại, thực hiện và xử lý thích hợp sau đó.
Công việc của nhân viên điều phối giao hàng là gì?
+ Lên kế hoạch và triển khai thực hiện việc giao nhận điều chuyển hàng hóa từ Kho tổng đến Kho Trung tâm/Cửa hàng được tối ưu nhất về giải pháp, phương tiện vận chuyển, con người thực hiện và loại hàng hóa
+ Tuân thủ các qui định qui trình làm việc của công ty liên quan đến công việc nhiệm vụ đang đảm trách
+ Tham gia các cuộc họp, học tập và các đợt tập huấn về nghiệp vụ, quị định qui trình làm việc, PCCC, an toan lao động để đảm bảo đủ các nghiệp vụ liên quan
+ Điều động phân công nhân viên giao nhận thực hiện giao nhận hàng hóa theo yêu cầu công việc, đảm bảo các giấy tờ chứng từ giao nhận thực hiện đúng lưu đồ quy trình hệ thống và quy định tài chính kế toán.
+ Xây dựng và quản lý đội ngũ giao nhận chuyên nghiệp luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa theo tiêu chuẩn dịch vụ của công ty. Sắp xếp Tua giao nhận, đội lái xe luôn sẵn sàng phục vụ giao nhận hàng hóa
+ Quản lý hóa đơn vận chuyển được xử lý nhanh chóng kịp thời, kiềm tra sơ lược các thông tin trên hóa đơn đặc biệt loại mã hàng để tổ chức việc Giao nhận được khớp về thông tin trên hệ thống và thực tế.
+ Đánh giá năng lực và thái độ của đội ngũ giao nhận, có kế hoạch đào tạo nâng cao kiến thức kỹ năng cho đội giao nhận mình phụ trách, luôn tinh thần cung cấp dịch vụ Tuyệt hảo nhất
+ Giám sát chặt chẽ việc giao nhận khi chưa hoàn thành quy trình giao nhận, đặc biệt những trường hợp ghi nhân việc giao nhận có thể gặp khó khăn để hỗ trợ giao nhận giải quyết kịp thời tình huống yêu cầu phát sinh.
+ Thực hiện các yêu cầu công việc hợp lý khác theo yêu cầu cấp trên trực tiếp của người quản lý cao hơn.
